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Gestion du temps et des priorités

Optimiser son temps et mieux gérer ses priorités

Accroître son efficacité et gagner du temps en déterminant et en planifiant ses priorités

Public concerné

Toute personne en entreprise qui trouve les journées souvent trop courtes et qui souhaiterait optimiser son emploi du temps pour développer son efficacité et son organisation.

Prérequis

Aucun.

Objectifs

Prendre conscience de sa relation au temps. Apprendre à déterminer ou réévaluer ses priorités pour centrer ses activités sur l’essentiel et se rendre disponible pour ses objectifs. Optimiser son temps en réduisant son stress. Apprendre à faire face aux contraintes, à l’urgence, à l’imprévu. S’approprier des méthodes immédiatement opérationnelles et des outils concrets de gestion du temps.

Durée indicative : 2 jours

Thèmes disponibles du cours

Bilan personnel de l’utilisation de son temps (temps de vie, temps de travail, temps efficace)
Analyser son temps et revisiter ses habitudes, son poste de travail, sa mission, ses comportements, sa journée, ses horaires
Identifier ses priorités et son style d’organisation privilégié
La place des autres dans mon emploi du temps
Se fixer des objectifs réalistes et passer un contrat avec soi-même
Distinguer l’urgent de l’important, et l’important de l’essentiel
Repérer les facteurs de perte de temps et éviter la dispersion
Gérer son stress pour gagner du temps
Apprendre à déléguer pour retrouver du temps. Quoi déléguer et à qui ?
Gérer les sollicitations, savoir dire non, négocier un délai
Recentrer pour aller à l’essentiel
Réaménager son espace de travail et utiliser les outils de communication adaptés : messagerie, téléphone, etc.
Mise en place d’un plan d’action individualisé
Lister les avantages et limites de ses propres attitudes en matière de gestion du temps
Suivi de la mise en pratique, outils de contrôle et analyse des objectifs fixés

Dates interentreprises de ce stage

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Les recettes d’une organisation efficace

Méthodes, outils, trucs et astuces pour gagner du temps et s’organiser au quotidien

Public concerné

Toute personne souhaitant être mieux organisée et gagner du temps, par l’amélioration de ses méthodes de travail.

Prérequis

Aucun.

Objectifs

Identifier ses habitudes de travail et les repositionner dans une démarche d’efficacité. Apprendre à connaître et gérer ses priorités. Savoir situer son travail par rapport à celui des autres et communiquer efficacement. Tirer parti des possibilités et des solutions qu’offre son environnement de travail.

Durée indicative : 3 jours

Thèmes disponibles du cours

Auto-diagnostic de ses habitudes de travail / bilan personnel de l’utilisation de son temps : son poste de travail, sa mission, ses comportements, ses horaires
Identifier son style d’organisation privilégié et ses priorités
Apprendre à distinguer importance et urgence et se fixer des objectifs réalistes
Savoir identifier, comprendre, analyser les raisons d’un problème
Lister les options possibles de résolution d'un problème et leur pertinence (faisabilité, délai, coût, etc.), arrêter un choix et le valider.
Connaître la juste place des autres dans son environnement de travail
Quand travailler ensemble ? Que faire et que faire faire ?
Avantages et limites du travail en groupe.
Privilégier l’écrit plutôt que l’oral dans la formalisation de ses échanges
Organiser son espace de travail : ergonomie de son poste de travail : mobilier, matériel partagé, gestes et postures
Classement formalisé des documents (papier, électronique, répertoires, fichiers, etc.)
Exploiter les ressources des outils bureautiques et NTIC
Fonctions de base, paramétrages, personnalisation, sauvegardes
Téléphone et GSM. Savoir répondre, savoir s’isoler
E-mails : apprendre à situer l’urgence
Internet : accéder à la bonne info dans un temps limité

Dates interentreprises de ce stage

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Gagner du temps et organiser ses idées par le mind-mapping

Booster son efficacité en utilisant un outil ludique, rapide et performant

Public concerné

Toute personne souhaitant gagner du temps et améliorer son efficacité personnelle et professionnelle en traitant ses projets et idées de façon claire et structurée

Prérequis

Aucun

Objectifs

S’approprier le mind-mapping et en connaître les apports sur la structuration de ses idées et la gestion de son temps
Apprendre à recenser et organiser ses idées
Les présenter clairement et de façon impactante
Développer sa créativité et sa capacité à mémoriser

Durée indicative : 2 jours

Thèmes disponibles du cours

Carte mentale et fonctionnement du cerveau
Analogie du cerveau et du mind-mapping
Connaître et s'appuyer sur sa préférence cérébrale
Principes, règles et puissance de la carte heuristique (Mind Map)
Méthodologie et conception d'un mind-mapping
Recueil et écriture de ses idées
Organisation et association d'idées, mots-clés
Création de cartes mentale
Représentation graphique / arborescence / ramifications / règles de lisibilité / couleurs, icônes, liens et documents externes
Une meilleure mémorisation des informations et un résultat communicable
Domaines d'activité et champs applications du Mind Mapping
Utilisations du mind-mapping en entreprise et dans la vie personnelle
S'organiser et piloter son planning
Optimiser la prise de notes, ou une présentation écrite
Préparer une intervention orale, échanger au téléphone
Produire des idées, faire des choix et décider rapidement
Organiser et conduire une réunion, animer une séance de réflexion, construire un plan d'actions
Co-construire pour mieux déléguer un projet, conduire efficacement le changement
Renforcer la mémorisation, favoriser la réflexion, trouver des solutions à un problème, arbitrer
Panorama des solutions logicielles existantes

Dates interentreprises de ce stage

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Traiter et rédiger efficacement vos E-mails

Règles et pièges à éviter pour un usage efficace du mail

Public concerné

Toute personne devant rédiger sur Internet et gérer ses E-mails.

Prérequis

Pratique maîtrisée clavier/souris.

Objectifs

Rappel des possibilités de sa messagerie. Savoir rédiger selon les normes de rédaction du Web.

Durée indicative : 1 jour

Thèmes disponibles du cours

Rappel sur le traitement des E-mail : envoi, réception, réponse, transfert, classement
La pertinence de l’Email, quand correspondre par E-mail ?
Les spécificités de l’écriture sur Internet : rédiger en allant droit au but
Analyse critique de messages
Savoir distinguer les différents niveaux de destinataires et ne pas polluer les mails des autres
Règles de confidentialité, respect de la personne, Nétiquette
Le juste moment pour écrire, pour répondre
Titre, objet de l’envoi et formules d’accroche
Mettre en forme le texte et structurer le message
La ponctuation, les majuscules
Les formules de politesse
Les signatures automatiques
Vérifier l’orthographe

Dates interentreprises de ce stage

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Lecture rapide pour lecteur efficace

Gagner du temps et retenir l’essentiel

Public concerné

Toute personne en entreprise souhaitant gagner du temps et de l’efficacité dans ses lectures et développer ses capacités de mémorisation et de synthèse.

Prérequis

Pratique de la lecture

Objectifs

Lire efficacement et rapidement pour faire face à la surabondance d’écrits à traiter. Développer ses capacités visuelles et optimiser la vitesse et la compréhension de ses lectures. Améliorer le traitement et la mémorisation d’un texte.

Durée indicative : 2 jours

Thèmes disponibles du cours

Évaluation de sa lecture : habitudes, vitesse, compréhension, mémorisation, synthèse
Identifier les freins à une lecture efficace et rapide
Les facteurs de concentration / de déconcentration
Techniques de lecture rapide suivant ses objectifs de lecture et les supports : survol, repérage, approfondissement.
Développer ses capacités visuelles
L’architecture d’un texte
De la vitesse de lecture à sa mémorisation
Lecture active et compréhension : lire, filtrer, retenir, synthétiser
Soutenir sa concentration et optimiser ses capacités de compréhension et de synthèse
"Déconstruire" un texte pour en extraire les idées-forces
Adapter sa lecture à ses propres objectifs et optimiser son temps de lecture
S’entraîner à la mémorisation de l’information

Dates interentreprises de ce stage

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Aller à l’essentiel à l’oral comme à l’écrit

Pour gagner du temps et communiquer plus efficacement

Public concerné

Toute personne qui souhaite gagner du temps en étant plus synthétique dans sa communication et ses échanges écrits et oraux.

Prérequis

Aucun.

Objectifs

Discerner dans les informations à transmettre l’essentiel de l’accessoire. Apprendre à organiser et hiérarchiser ses idées et ses messages. Connaître les règles respectives de la synthèse écrite et orale. S’entraîner à être précis et concis dans sa communication au quotidien.

Durée indicative : 3 jours

Thèmes disponibles du cours

Règles et apports de la synthèse
Connaître sa structure mentale : analytique ou synthétique
Analyse des freins et des obstacles à ses communications orale et écrite
Les éléments nécessaires d’une formulation synthétique : nature et objectif du message, destinataire
Le plan des arguments, les idées, leur pertinence et leur hiérarchie
Être synthétique à l’écrit
L’adéquation entre le message et son support (courrier, courriel, illustrations, tableaux)
La structure et la présentation du document : plan, introduction, titre, objet, conclusion
Écrire pour être lu : choix et précision des mots, clarté, brièveté
La ponctuation et les mots de liaison
Être synthétique à l’oral
Établir un plan et structurer ses messages en fonction du but poursuivi
Clarté et concision des messages,
Se mobiliser mentalement et utiliser sa "présence" à l’oral : ton, voix, regard, gestes
Cohérence verbal/non verbal et différences d’attitude suivant le type d’exposé

Dates interentreprises de ce stage

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Traiter rapidement l’information

S’informer et informer plus efficacement. Faire face à l’abondance croissante des informations

Public concerné

Toute personne devant traiter un volume important d’informations dans l’entreprise.

Prérequis

Aucun.

Objectifs

Apprendre à organiser le recueil, le traitement et la diffusion des informations. Optimiser l’utilisation des outils de traitement et de gestion de l’information.

Durée indicative : 2 jours

Thèmes disponibles du cours

Quelle information, pour qui, pour quel besoin ? Apprendre à trouver puis repérer l’information utile et pertinente
Mettre en place et s’approprier une méthode pour n’oublier aucune information nécessaire à l’entreprise
Traitement de l’information à son arrivée (courrier, mails, rapports)
Choisir et décider de traiter ou éliminer l’information
Lecture rapide, tri et hiérarchisation de l’information
La traçabilité des informations
Partager l’information et organiser sa circulation
Méthodes et outils pour le classement et l’archivage de l’information (documents papier et messagerie)
Règles de conservation de l'information
Plan de classement et d’archivage, thésaurus et outils de recherche
Organiser le classement des données partagées et des moyens d’y accéder

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